一套经印尼实地验证的逐步蓝图，帮助建立精简且审核就绪的内部控制体系（ICS），满足 EU 2018/848 与 USDA NOP 团体认证要求。涵盖需记录的内容、各方职责、如何从樱桃计算到生豆的质量平衡，以及避免导致审核失败的五大错误。
“我们在一个采收季内使用该内部控制体系从零做到双认证出口”
我见过苏门答腊和巴厘岛的小农群体因为文书看起来合规但溯源在湿加工厂环节断裂而多年停滞。相反也成立。一个与印尼咖啡实际流转相匹配、精简的内部控制体系（ICS）可以使一个包含300–600名农户的合作社在一个收获周期内达到欧盟条例 EU 2018/848 和 USDA NOP 的审核就绪状态。以下是我们在现场使用的具体蓝图。
审核就绪 ICS 的三大支柱
支柱一：人员与权责分离。需要明确角色。
- ICS 经理。负责有机体系计划（OSP）、风险评估和纠正措施。
- 内部检查员。应独立于采购部门。他们每年访问100%农户并核实实践与记录。
- 数据管理员。维护农户名册、地块地图、采购收据和质量平衡（mass balance）。
- 采购品控。控制村级湿式加工厂和仓库的入库。
- 仓储与加工品控。保持实物隔离、批次编码和清洁记录。
支柱二：记录与可追溯性。未书面记录即未发生。至少保留：农户申请与协议、带地图的地块登记、投入品批准清单、内部检查清单与报告、培训记录、收获与采购收据、湿式加工厂日志、运输单据、仓库入库、脱壳与拼配记录、质量平衡登记、销售发票与证书。从农户到出口集装箱将每个批次 ID 串联起来。将这些 ID 关联至 TRACES COI 与 NOP 进口证书。
支柱三：现场控制。现实是污染常发生在第一英里。控制入点、清洁和贴标。禁止混装。记录你清洁了什么、何时清洁、谁签字。
实用要点。绘制你的流程图，从铺布上的樱桃到袋中的生豆。每个交接点都设置一项控制和一条记录。然后用一次模拟召回进行测试。
第1–2周：基线地图绘制与验证
什么是用于有机团体认证的内部控制体系（ICS）？
ICS 是你内部的小型认证机构。它制定规则、培训农户、检查农户、记录采购、控制加工并保持质量平衡。在 EU 2018/848 与 USDA NOP 下，如果 ICS 具备能力、记录完善并且得到执行，认证机构可以依赖你的 ICS。这就是为何拥有数百名小农的种植者团体在不需要外部检查员逐一上门的情况下仍能保持审核就绪状态的原因。
哪些 ICS 文档是通过 EU 2018/848 与 USDA NOP 审核的强制性要求？
根据经验，以下内容不可妥协：
- 团体的有机体系计划。范围、流程、地图、分包商。
- 农户申请与签署的生产者协议。包括对有机规则与制裁的承诺。
- 带地图与 GPS 的地块登记。每块地与农户 ID 与面积对应。
- 投入品批准清单。规定允许使用的投入品及购买渠道。
- 内部检查清单与面向100%成员的年度检查报告。
- 培训计划与出席记录。
- 收获与采购记录。每次交付、每位农户的樱桃重量及批次编码。
- 湿厂、干燥与储存日志。清洁与隔离记录。
- 仓库入库、脱壳报告与拼配表。批次核对。
- 从樱桃到生豆的质量平衡登记，按批次与期间记录。
- 不合格登记与纠正措施，含截止日期与核验记录。
- 残留物检测计划与带有链条控制（chain of custody）的实验室结果。
- 销售记录与证书。TRACES COI 或 NOP 进口证书引用。
有效工具。保持简单并以离线为优先。KoboToolbox 或 ODK 用于农场调查与检查。Google Sheets 用于农户名册与质量平衡。村级湿厂使用编号的多联采购簿。通过 WhatsApp 提供并固定到批次 ID 的照片证据。需要我们根据你的地理与流程定制模板吗？如果你想快速阅读当前 ICS 并获取差距清单，通过 WhatsApp 联系我们。
第3–6周：搭建核心并进行现场测试
对于一个包含500名农户的合作社，需要多少名内部检查员？
目标是每80–120名农户配备一名全职内部检查员，具体取决于地形与行程时间。在亚齐（Aceh）山地，我们按80人一位计划。在巴厘岛金塔马尼（Kintamani）村落集中区域，100–120人一位可行。对于500名农户，意味着需要5–7名检查员来完成年度检查以及外审前的跟进和抽查。
为每位检查员制定覆盖每周25–30个农场的路线计划。使用基于风险的优先清单，优先并行生产者、新成员以及去年有不合规记录的农户。
如何防止村级湿式加工厂的污染与混装？
以下是在印尼小型湿厂行之有效的做法。
- 分开收货点与工具。对有机使用颜色编码的铺布、箱子与标签。绝不接受混合樱桃。制定书面拒收政策。
- 清洁并记录。在班次开始时用一整批有机樱桃冲洗果肉脱除机（pulper）。记录日期、时间及签字人。
- 专用发酵池与晾晒区。如需共用，先加工有机并记录清洁，再安排常规加工前的停工时间。
- 每批到货时标注标签。农户 ID、日期、重量、批次编码。标签保留至羊皮（parchment）阶段。
- 使用新的或专用麻袋。标记麻袋与托盘。覆盖运输车辆。随货保留包含批次 ID 的运输单据。
- 每周进行 CAP 演练。从仓库托盘模拟召回回到农户交付。立即修复薄弱环节。
如果你需要一个在这些控制下构建且符合认证供应链与杯测特征的基准样例，请参阅我们的苏门答腊阿拉比卡 有机 二级 生咖啡豆。我们为其建立的 ICS 能应对突击审核与严格的残留检测。
第7–12周：扩展、核验与弥补差距
在 ICS 中如何从樱桃到生豆计算质量平衡？
使用你加工厂的实际转换系数并每月更新。印尼典型范围：
- 全洗阿拉比卡：5.0–6.0 公斤樱桃换 1 公斤可出口生豆。
- 湿剥（wet-hulled）阿拉比卡：4.5–5.5 公斤樱桃换 1 公斤生豆，取决于含水率与分拣。
我们采用的方法：
- 根据上一季数据为每条工艺线设定初始系数。
- 每周统计有机樱桃总进厂量。扣除记录在案的退货/不合格。应用系数预测预期生豆量。
- 与脱壳与分拣后的实际生豆产量对账。对 ±5% 以上的差异展开调查。
示例。第10周，湿剥线。
- 购买樱桃：12,500 kg。退货：250 kg。净重：12,250 kg。
- 系数：5.2:1。预期生豆：12,250 ÷ 5.2 = 2,356 kg。
- 实际生豆：2,290 kg。差异：−66 kg（−2.8%）。在可接受范围内。记录后继续。
通过批次锁定质量平衡。不要让周汇总掩盖批次层面的泄漏。
转化期农户能否纳入以及如何标注？
可以。将其在农户名册中标示为“转化中（in conversion）”并在批次编码中分别标注。根据欧盟规则，当满足其他条件且遵守12个月后，产品可标称为“转化中（in conversion to organic）”。根据 USDA NOP，产品在最后一次使用禁用投入品后36个月内不得以“有机”出售。除非你的买家运行私人“转型有机”项目，否则不得声称“过渡有机（transitional organic）”。你的 ICS 必须始终将转化期批次的质量平衡与标签与完全有机批次分离。
出具 TRACES COI 或 NOP 进口证书需要哪些 ICS 记录？
针对 TRACES COI：
- 有效的经营者证书与认证范围。可提供团体成员名单。
- 产品、海关编码（HS code）、批次规模与包装细节。
- 可追溯包：对该批次有贡献的农户名单、采购收据、加工日志与质量平衡。
- 运输计划与收货方资料。认证机构将参考这些信息以验证 COI。
针对 NOP 进口证书：
- 出口商与进口商信息、产品与数量、原产国、认证机构资料。
- 与销售合同及仓库放行匹配的批次 ID。
- 证明作为有机出售的数量不超过采购并转换数量的质量平衡证据。
- 与批次相关的任何残留物检测。在 SOE 下，认证机构越来越关注基于风险的检测与链条控制文件。
实用要点。为每个出口批次保留一个 COI/NOP 文件夹，收纳从农户采购到集装箱封条照片的所有文件。你的外部检查员会感激的。
导致有机团体审核失败的五大错误
- 并行生产却缺乏硬性控制。保留常规地块的农户需要严格的收获日分离与证明。使用不同的麻袋与颜色标签。对收获日进行抽查。
- 在糟糕的日子湿厂日志不存在。采购忙时会跳过记录。指定第二人每天审计日志并签字确认。
- 固化的转换系数。产率随降雨与分拣而变化。每月更新并分析差异。
- 来自“Pak Budi 小店”的投入品。你的投入品批准清单必须真实有效。保留发票。有疑问则隔离。
- 永远不关闭的纠正措施（CAPs）。每一项不合格都需有截止日期、责任人与核验记录。没有签字，就不算关闭。
资源与下一步
如果你想看一批完成的有机批次如何从农户溯源到集装箱以及文件如何与杯测结果对应，请索取包含我们苏门答腊阿拉比卡 有机 二级 生咖啡豆的杯测样套。然后将其与当前 ICS 对照，在下一个收获季前弥补差距。对于你特定的流程如何与 COI 与 NOP 进口证书在 2026 年前对齐有疑问？通过电子邮件联系我们，我们将分享在印尼合作社中使用的精简模板。你也可以在此浏览产地与风味以规划你的有机产品系列：查看我们的产品。
最后一点观察。认证机构正朝着更深入的溯源检查与更多突击访问的方向发展。定期每周对账与模拟召回的团体通常顺利通过。等到审计月才匆忙准备的团体往往手忙脚乱。现在就开始，保持流程轻量但真实，你的 ICS 将成为竞争优势，而非负担。